Deep Work: Rahasia Para Pencipta Karya

Kita semua tentu sepakat bahwa untuk mendapatkan hasil-hasil yang luar biasa, kita perlu melakukan hal-hal yang luar biasa. Untuk menciptakan karya yang luar biasa, kita pun perlu usaha yang luar biasa. Saya, misalnya, ingin menghasilkan buku-buku berkualitas yang dapat dijadikan referensi bagi setiap orang dalam menjalani hidupnya. Pertanyaannya, bisakah saya menghasilkan buku seperti itu bila saya tidak mau berusaha secara luar biasa? Tentu saja mustahil.

Sayangnya, meskipun kita tahu bahwa kita perlu melakukan usaha yang luar biasa, tidak semua orang mau melakukannya. Tidak semua bersedia mengorbankan pikiran dan tenaga kita. Tidak semua bersedia meluangkan waktu untuk melakukannya. Kita mengaku sibuk, namun tidak produktif. Kita mengaku tak punya waktu, namun dua tiga jam berlalu hanya untuk menyisiri postingan-postingan dangkal di facebook dan media sosial lainnya. Kita mengaku tak bisa fokus, namun tetap saja mengijinkan diri untuk terdistraksi oleh berbagai notifikasi.

Maka, saya pun sangat tertampar, saat Carl Newport mengkampanyekan konsep Deep Work. Deep Work adalah jawaban dari masalah saya, dan mungkin masalah orang lain yang sama seperti saya. Apa itu Deep Work? Deep Work adalah bekerja (atau berlatih) dengan sangat fokus, tanpa distraksi, pada rentang waktu yang panjang secara teratur. Tujuannya adalah menghasilkan karya yang bernilai atau meningkatkan skill kita ke level berikutnya. Kondisi fokus yang intens seperti ini akan mendorong kapasitas kognitif kita mendekati potensi maksimalnya.

Deep-Work-Rahasia-Para-Pencipta-Karya

Carl Newport memberikan panduan melakukan Deep Work sebagai berikut:

Pertama, tetapkan kapan, dimana, dan berapa lama Anda akan melakukannya. Deep Work membutuhkan konsentrasi penuh. Anda perlu melakukannya di tempat khusus dan di waktu khusus. Carl Jung melakukannya dengan menyepi beberapa hari di menara batu miliknya. J.K. Rowling melakukannya dengan menyewa hotel berbintang lima untuk menyelesaikan buku Harry Potter seri terakhirnya. Anda dapat menjadwalkan Deep Work selama 7 hari berturut-turut, 2 hari per minggu, atau 2 jam per hari. Tetapkan mana yang paling memungkinkan bagi Anda.

Kedua, hilangkan semua hal yang berpotensi mendistraksi dan menginterupsi Anda. Matikan internet dan telepon Anda. Sampaikan ke orang-orang di sekitar bahwa Anda tidak akan dapat dihubungi dalam beberapa waktu ke depan. Woody Allen menulis dan menyutradarai 44 film yang menerima 23 nominasi Academy Award selama 1969-2013. Sebuah pencapaian yang gila dan di luar jangkauan. Untuk menghasilkan karya seperti itu, Allen sengaja tidak membeli dan menggunakan komputer. Dia mengerjakan semuanya dengan mesin ketik manual. Tujuannya sederhana: menghilangkan distraksi yang mengganggu kreativitasnya.

Ketiga, siapkan aktivitas dan fasilitas pendukung. Melakukan Deep Work membutuhkan energi mental yang cukup. Pastikan Anda mengimbanginya dengan olahraga ringan dan break secara teratur. Anda juga dapat memulai ritual Anda dengan secangkir kopi untuk membantu Anda fokus. Makanan ringan berserat tinggi pun bagus untuk mempertahankan energi Anda.

Pertanyaannya, siapa yang mau melakukan hal gila seperti ini? Sangat jarang bukan? Inilah sebabnya Deep Work itu langka. Inilah sebabnya, tidak semua orang mampu menghasilkan karya yang luar biasa. Deep Work itu langka dan berharga. Tidak semua orang mau dan mampu melakukannya, namun bagi mereka yang mau, imbalannya tidak akan mengkhianati prosesnya. Inilah rahasia mengapa Carl Jung menjadi salah satu pemikir paling berpengaruh di dunia karena karya-karyanya. Inilah rahasia mengapa J.K. Rowling menjadi salah satu novelis terkaya di dunia. Inilah sebabnya para pemimpin dunia mampu mengubah dunia. Mereka menyempatkan waktu untuk melakukan Deep Work dalam hidupnya.

Menuntaskan Pekerjaan dengan Teknik Pomodoro

Bagi banyak orang, waktu adalah musuh. Kita berpacu melawan waktu untuk menyelesaikan tugas dan deadline. Teknik Pomodoro mengajarkan Anda bekerjasama dengan waktu alih-alih melawannya.

Sering menunda-nunda pekerjaan? Sehingga akhirnya tugas yang seharusnya kita selesaikan akhirnya menumpuk semakin membesar? Saat kita berniat mengerjakan sesuatu, seringkali kita tidak segera memulainya. Dengan berbagai alasan, entah karena alasan belum mood atau malas saja.

Pekerjaan tulis menulis misalnya, buka laptop, siapkan secangkir kopi. Lalu dengan alasan mencari inspirasi kita membuka browser internet kita. Browsing sana-sini, buka Facebook, sampai akhirnya secangkir kopi habis, satu jam berlalu dan tidak ada tulisan yang dihasilkan sedikitpun. Sangat klasik bukan?

Bila ini berulang, penundaan ini menjadi kebiasaan negatif. Kebiasaan yang memicu perasaan bersalah karena kita tidak berhasil mengalami kemajuan dalam mengerjakan tugas kita.

Fransesco Cirillo pun mengalami hal yang sama pada saat bergulat dengan tugas kuliahnya. Sampai akhirnya dia terinspirasi menggunakan timer untuk membantu dirinya menuntaskan tugasnya. Dari sinilah, ia lalu merancang teknik mengoptimalkan produktivitas yang ia namakan dengan Teknik Pomodoro. Pomodoro adalah timer 25 menit yang digunakan di dapur berbentuk tomat (dalam bahasa Italia, Pomodoro bermakna tomat). Kini teknik Pomodoro menjadi teknik yang sangat populer untuk membantu meningkatkan produktivitas di tempat kerja.

Inti dari teknik ini sangat sederhana. Kita pecah sebuah pekerjaan besar menjadi beberapa potongan tugas yang lebih kecil. Sehingga lebih mudah bagi kita untuk mengelolanya. Lalu kita atur timer 25 menit dan fokus mengerjakan tugas tersebut tanpa gangguan. Setelah 25 menit berlalu, lakukan break selama 5 menit. Satu potongan ini disebut dengan satu sesi Pomodoro.

Saat kita berpikir, toh hanya mengerjakannya selama 25 menit, kita menjadi termotivasi untuk melakukannya. Alih-alih memikirnya besarnya tugas tersebut, kita berpikir singkatnya waktu untuk mengerjakannya. Perjalanan 1000 langkah dimulai dari langkah pertama. 25 menit ini adalah langkah pertama kita.

Setelah menuntaskannya, kita akan mengalami perasaan sukses. Kesuksesan kecil ini akan mengantarkan kita ke kesuksesan kecil berikutnya. Bukankah sebuah kesuksesan besar adalah rangkaian dari kesuksesan-kesuksesan kecil?

Kunci keberhasilan di sini adalah fokus pada satu aktivitas tanpa gangguan. Jika pekerjaan kita menulis, maka menulislah selama 25 menit, jangan melakukan aktivitas apapun selain menulis. Artinya, kita perlu mengatur agar kita benar-benar bebas dari distraksi maupun interupsi. Baik secara internal maupun eksternal.

Musuh dari produktivitas adalah distraksi dan interupsi. Sebuah riset menunjukkan, kita memerlukan waktu 25 menit untuk fokus kembali ke tugas yang sedang kita kerjakan setelah terinterupsi oleh email masuk.

Ada dua jenis interupsi yang mungkin muncul saat kita melakukan Pomodoro.

Pertama, interupsi internal. Misalnya: lintasan pikiran yang tidak terkait dengan pekerjaan yang mengakibatkan teralihkannya fokus kita.

Kedua, interupsi eksternal. Misalnya: notifikasi handphone, chat, ajakan ngobrol dari rekan kerja.

Bagaimana agar kita tetap fokus saat menghadapi interupsi? Untuk interupsi internal, kita bisa mengelola dengan cara menuliskan apapun yang terlintas di pikiran kita. Tuliskan di buku catatan kita.

Untuk interupsi eksternal, kita bisa menghindari dengan mematikan seluruh notifikasi pada handphone dan komputer Anda. Sementara itu, jika interupsinya berasal dari orang lain, sampaikan ke yang bersangkutan bahwa kita sedang fokus mengerjakan sesuatu. Minta mereka menunggu atau katakan bahwa Anda akan menghubungi mereka kembali nanti.

Saat kita berkomitmen mengerjakan tugas selama 25 menit, bolehkah kita melakukan cheating (kecurangan), misalnya hanya mengerjakannya 20 menit? Tentu saja tidak boleh. Ini adalah tentang disiplin, pembiasaan dan fokus. Bila Anda tergoda untuk cheating pada hal-hal kecil, Anda akan tergoda cheating pada hal-hal besar. Bagaimana bila tugasnya selesai dalam waktu kurang dari 25 menit? Gunakan sisa waktunya untuk mereview dan menyempurnakan tugas Anda. Cek ejaannya, cek font-nya, cek pemilihan katanya, apapun untuk menyempurnakan tugas Anda menjadi 25 menit.

Setelah 25 menit, lakukan break sebentar. 5 menit pun cukup. Saat break, lakukanlah aktivitas-aktivitas yang tidak terkait dengan tugas tersebut. Anda bisa minum kopi, jalan-jalan di sekitar, mendengarkan musik atau aktivitas apapun yang membuat Anda rileks. Break seperti ini baik bagi otak Anda. Merefresh otak Anda sehingga dia siap untuk bekerja kembali.

Setelah Anda melakukan empat sesi Pomodoro (4 x 30 menit). Lakukan break yang lebih panjang, 15, 20, atau 30 menit misalnya. Empat sesi Pomodoro inilah yang kita sebut dengan Satu Set Pomodoro.

Banyak dari kita yang sering merasa bersalah akibat seringnya menunda-nunda. Bila kita tidak menjalani hari yang produktif, sangat mudah bagi kita untuk tidak menikmati waktu bebas kita. Sehingga kita pun lembur di malam hari untuk membayar rasa bersalah kita. Menggunakan teknik Pomodoro secara disiplin membuat Anda mampu menciptakan hari yang produktif, sehingga Anda bisa menikmati waktu bebas Anda setelahnya.

Bedah buku bisnis tiap Kamis? Gabung di channel Telegram t.me/darmawanaji

Menurunnya Atensi dan Hilangnya Ruang Kreasi

Pernahkah Anda menghitung berapa kali Anda memeriksa handphone Anda dalam sehari? Riset dari Nottingham Trent University menyembutkan rata-rata kita mengecek handphone 85x sehari. Sementara riset lain menyebut, rata-rata kita mengecek handphone kita 150x per hari. Semakin muda umur kita, semakin sering frekuensi kita mengecek handphone kita.

Menurunnya-Atensi-dan-Hilangnya-Ruang-Kreasi

Apakah ada yang salah dengan hal ini? Mari kita lakukan sedikit perhitungan.

Asumsikan kita tidur 8 jam sehari. Sisa waktu terjaga kita 16 jam. 16 jam ini setara dengan 960 menit. Dalam 960 menit, kita mengecek handphone kita 85-150x. Artinya kita mengecek handphone kita per 7 atau 12 menit!

Apakah ini masalah? Yap, tentu saja. Apa masalahnya?

Pertama, menurunnya produktivitas.

Bagaimana kita bisa produktif bila per 7 menit kita terdistraksi oleh handphone? Berbagai riset menyebutkan distraksi pada saat bekerja menurunkan produktivitas hingga 40% dan meningkatkan risiko kesalahan hingga 50%. Maka tak heran, pekerjaan yang seharusnya bisa diselesaikan 30 menit bisa molor sampai 1 jam jika kita mengerjakannya sambil bolak-balik mengecek handphone.

Kedua, menurunnya rentang perhatian.

Rentang perhatian adalah kemampuan manusia untuk fokus pada satu hal saja. Saat rentang perhatian menurun, kita menjadi sulit mempertahankan fokus dalam mengerjakan satu aktivitas. Kita pun sekarang kehilangan kemampuan untuk hadir utuh di depan kawan bicara kita. Tubuh kita di depan mereka, namun pikiran kita melayang kemana-mana. Ribuat twit, postingan facebook, teks WhatsApp personal maupun grup, postingan grup Telegram, dan email merebut perhatian kita. Tak heran bila Satya Nadella, CEO Microsoft, mengatakan: “Komoditas langka yang sebenarnya di masa depan adalah ‘perhatian manusia’.”

Ketiga, hilangnya ruang untuk berkreasi.

Waktu dan kapasitas kita untuk melakukan kontemplasi dan kreasi kita semakin berkurang direbut oleh teknologi. Kita kehilangan rasa asik dalam membaca buku. Kita kehilangan makna dalam waktu sendiri dan sepi. Nicholas Carr, penulis buku The Shallows: What the Internet is Doing to Our Brains  mengatakan:

“If we lose those quiet spaces, or fill them up with ‘content,’ we will sacrifice something important not only in our selves but in our culture.”

Bukankah peradaban kita saat ini dibangun oleh orang-orang yang mau menyepi untuk berkontemplasi dan berkreasi?

Lalu, apa solusinya? Saya menawarkan tiga hal.

Pertama, batasi saluran komunikasi Anda. Jangan biarkan orang lain dapat menghubungi Anda dari berbagai saluran yang berbeda-beda.

Kedua, cek alat komunikasi Anda cukup 2-3x sehari (apapun itu, entah email, whatsapp, apapun). Menerima dan menjawab chat dapat menimbulkan adiksi (kecanduan). Setiap kali kita menjawab chat, otak akan melepaskan hormon dopamine sehingga kita merasa nyaman dan berteriak “lagi lagi lagi!” – Batasi, dan Anda akan terhindar dari hal ini.

Ketiga, terapkan “productivity hours” saat bekerja. Matikan semua notifikasi handphone dan komputer Anda. Fokus kerjakan pekerjaan Anda. Selingi dengan break 5 menit per 25 menit setelah Anda bekerja dengan fokus (teknik ini dikenal dengan istilah teknik Pomodoro, insyaallah saya akan bahas di artikel berikutnya).

Keempat, sisihkan “silence time.” Luangkan waktu untuk menyendiri, entah untuk membaca, menulis atau berpikir tanpa gangguan sedikitpun.

Atensi adalah sumberdaya yang sangat langka dan berharga. Ambil dan rebutlah, jangan biarkan teknologi merenggutnya dari diri Anda.

Decision Fatigue: Kelelahan Mental Akibat Memilih & Memutuskan

Daniel Levitin mengatakan: “Pada 1976, hanya ada 9000 produk di sebuah toko grosir. Hari ini jumlah itu menggelembung menjadi 40.000 produk. Padahal, kebutuhan belanja kita akan terpenuhi hanya dengan 150 item produk saja. Artinya, kita perlu mengabaikan puluhan ribu produk lainnya setiap kali kita berbelanja!”

Ledakan informasi menyebabkan ledakan pilihan. Kita dituntut untuk memilih lebih banyak keputusan. Masalahnya, otak kita hanya memiliki kuota energi mental yang terbatas. Kita memulai setiap hari dengan kuota energi tertentu. Sepanjang hari, setiap keputusan, entah penting atau tidak, mengkonsumsi energi kita. Pertanyaan seperti “Saya perlu pakai baju biru atau merah?” sama-sama menggunakan energi seperti pertanyaan “Saya baru saja didiagnosis kanker. Penanganan mana yang akan saya pilih? Kemoterapi atau operasi?”

Decision-Fatigue-Kelelahan-Mental-Akibat-Memilih-Memutuskan

Otak kita mengkonsumsi energi bahkan hanya untuk memutuskan:

  • Hari ini pakai baju apa?
  • Hari ini makan apa? Dimana?
  • Deterjen mana yang perlu saya beli? Apakah yang mengandung softener atau tidak?
  • Saya perlu menjawab pesan WhatsApp ini atau tidak? Jika perlu, sekarang atau nanti? Bagaimana saya akan menjawabnya. Setiap twit, postingan facebook, teks WhatsApp berkompetisi merebut sumberdaya di otak kita untuk mengambil keputusan.

Ya, untuk keputusan-keputusan trivial seperti itu, kita mengkonsumsi kuota pengambilan keputusan kita. Otak tidak membedakan apakah keputusan yang diambil adalah keputusan penting atau tak penting (trivial). Perlakuannya sama. Setelah kita mengambil banyak keputusan yang bersifat trivial, kita mulai mengambil keputusan-keputusan yang buruk. Kita tidak bisa memutuskan dengan baik, tidak peduli betapa pentingnya.

Bila kuota energi mental kita habis, maka kita tidak lagi bisa memutuskan sesuatu dengan jernih. Tidak peduli betapa pentingnya keputusan itu. Dalam psikologi, kelelahan mental seperti ini dikenal dengan decision fatigue.

Ketika saya berbicara energi, saya tidak berbicara energi secara metaforik namun energi dalam makna yang sebenarnya. Energi yang dimaksud adalah glukosa yang menjadi bahan bakar setiap sel neuron di otak kita. Secara biologis, pengambilan keputusan dikerjakan oleh neuron di otak kita. Neuron adalah makhluk hidup yang bisa lelah. Dia membutuhkan oksigen dan glukosa sebagai bahan bakarnya. Setiap kali kita mengambil keputusan, glukosa berkurang sehingga otakpun lelah. Ada harga yang dibayar dalam setiap pengambilan keputusan.

Lalu, bagaimana agar kita terhindar dari decision fatigue ini?

Pertama, batasi asupan informasi dan saluran komunikasi Anda

Inilah rahasianya mengapa orang-orang sukses membatasi informasi dan komunikasi dengan dunia luarnya. Mereka menggunakan tools atau asisten yang memfilter semua informasi dan komunikasi yang ditujukan kepada dirinya. Mereka mencegah distraksi seoptimal mungkin. Mereka menyadari bahwa atensi adalah sumberdaya mental utama yang sangat berharga.

Kedua, prioritaskan tugas dan keputusan penting di pagi hari

Keputusan penting seharusnya dibuat di awal hari, ketika energi kita berada di level tertinggi.

Bila kita menghabiskan waktu di pagi hari untuk membuka Facebook, WhatsApp atau Email. Hari kita menjadi kurang produktif. Kita kelelahan untuk berpikir jernih di siang dan sore harinya. Kuota energi mental yang tersedia diserobot oleh semua hal trivial di atas, akhirnya tidak tersisa untuk hal-hal yang lebih penting.

Menjelang tidur, pikirkan tiga hal terpenting yang perlu Anda selesaikan esok harinya (The Most Important Task). Kemudian, kerjakan semuanya di keesokan paginya. Baik juga bila kita memiliki rutinitas pagi produktif yang sama. Anda bisa gunakan menggunakan waktu pagi untuk membaca Al Ma’tsurat, menulis artikel dan berolahraga. Miliki rutinitas pagi yang akan menjadi mood booster Anda seharian nantinya. Niscaya hari Anda akan lebih produktif.

Ketiga, simplifikasi dan otomatisasi.

Simplifikasi dan otomatisasi memungkinkan Anda menggunakan waktu sebanyak-banyaknya untuk keputusan, tugas dan aktivitas yang berharga.

Kurangi jumlah pengambilan keputusan kecil dan tidak penting yang perlu kita lakukan setiap hari. Tujuannya agar mereka dapat fokus ke pengambilan keputusan yang lebih besar dan penting.

Untuk mengorganisir tagihan dan kwitansi, Anda tidak perlu membuat indeks berwarna. Ini hanya menyita energi mental Anda. Cukup simpan dalam kotak, dan buka kotaknya lalu cari ketika Anda membutuhkannya.

Steve Jobs menggunakan kaos hitam yang sama setiap hari agar tidak perlu memutuskan akan menggunakan baju apa hari ini. Sistem seperti apa yang dapat kita lakukan untuk menghemat konsumsi energi dalam pengambilan keputusan? Berikut beberapa ide yang bisa Anda lakukan:

  • Autodebet untuk pembayaran tagihan – sehingga Anda tidak perlu mengingat-ingat apakah Anda sudah membayar tagihan atau belum.
  • Perencanaan menu selama seminggu – sehingga Anda menghemat energi mental untuk memutuskan: masak apa hari ini?
  • Rutinitas pagi – kebiasaan pagi yang sama, membuat Anda produktif sejak pagi hari.
  • Asynchronous Communication – Hanya menjawab chat di waktu-waktu tertentu yang sudah dijadwalkan.
NB: Sudah gabung channel Telegram Bedah Buku Bisnis? Silakan meluncur ke t.me/darmawanaji