Collect & Process: Trik Mengelola Information Overload

Tugas yang belum tuntas akan menghantui pikiran kita. Selalu muncul dalam pikiran, seperti iklan pop up yang muncul berkali-kali saat kita membuka sebuah website tertentu. Apa efeknya? Kita menjadi sulit fokus, kita terdistraksi oleh pikiran kita sendiri. Inilah yang fenomena yang dikenal dengan Zeigarnick Effect (Di dalam NLP dikenal dengan istilah Open Loop – keadaan pikiran saat menerima informasi yang belum tuntas).

Tak heran bila David Allen, menyarankan kita untuk memiliki Collecting Habit – mengumpulkan segala sesuatu yang belum tuntas di sebuah wadah di luar pikiran kita. Allen mengatakan, agar pikiran kita jernih dan fokus, kita perlu mengeluarkan semua hal dari benak kita dan menyimpannya di luar kepala kita. Tentu saja, ketika melakukan ini kita perlu sebuah sistem yang memudahkan kita melakukan proses collecting.

David Allen menyarankan tiga syarat agar Collecting Habit kita berjalan efektif.

Pertama, semua hal yang belum tuntas harus disimpan di luar kepala kita.

Kedua, Anda perlu memiliki sesedikit mungkin wadah untuk menyimpan informasi di atas.

Ketiga, Anda perlu mengosongkannya secara teratur.

Mari kita bedah satu per satu.

Keluarkan semua dari kepala Anda

Benak kita ibarat RAM komputer. Bila terlalu banyak program yang dibuka dalam satu waktu, maka kinerja komputer kita akan melambat. Pikiran kita pun sama. Maka, cara termudah agar kinerja pikiran kita optimal saat ada hal yang tiba-tiba muncul dalam benak kita adalah dengan mencatatnya di luar kepala. Ini akan membuat pikiran kita memiliki kualitas Zen-like Calm 😊

Minimalkan wadah penyimpanan informasi Anda

Darimana saja Anda mendapat informasi? Bagaimana Anda menyimpannya? Saat ini kita menerima arus informasi dari banyak sumber. Dari dalam diri saja begitu banyak ide, keinginan, harapan, rencana. Apalagi dari luar: chat dari whatsapp, email, informasi menarik dari media sosial, kutipan menarik dari buku yang kita baca, pengetahuan dari seminar yang kita ikuti, video yang kita tonton dsb. Jika tidak kita simpan, semuanya akan melayang begitu saja. Padahal seringkali ide bagus tidak datang dua kali. Kita perlu memiliki wadah khusus untuk menyimpan informasi semacam ini. Namun triknya, jangan miliki terlalu banyak wadah penyimpanan. Ini sama saja akan membuat Anda kelimpungan dengan apa yang Anda simpan.

Saya sendiri menggunakan wadah berikut untuk menerima dan menyimpan informasi:

  • Whatsapp & Email – untuk menerima informasi dari luar
  • Buku catatan dan ballpoint – untuk menulis ide-ide, rencana, wishlist dan semacamnya.
  • Evernote – untuk menyimpan teks, pesan suara, corat-coret dan clipping artikel dari website.
  • Cloud Drive (Dropbox, Onedrive, Google Drive) – untuk menyimpan referensi dan arsip.

Kosongkan wadah penyimpanan secara teratur

Tujuan kita menyimpan informasi adalah agar kita dapat menindaklanjutinya. Menyimpan bukanlah akhir perjalanan dari sebuah informasi. Anda perlu menindaklanjutinya. Maka, setelah Anda memasukkan informasi ke wadah Anda, Anda perlu memprosesnya secara teratur – sepekan sekali misalnya.

Ada lima macam tindak lanjut yang memungkinkan:

  • DUMP IT – buang, jika memang tidak bermanfaat.
  • DO IT – lakukan. Gunakan Aturan 2 Menit dari David Allen, bila bisa dikerjakan dalam waktu kurang dari 2 menit langsung saja dikerjakan.
  • DEFER IT – bila tidak bisa dikerjakan dalam waktu 2 menit, jadwalkan kapan akan melakukannya.
  • DELEGATE IT – bila bisa dikerjakan oleh orang lain, delegasikan ke mereka.
  • DOCUMENT IT – arsipkan/simpan sebagai referensi bila kita anggap informasi ini akan bermanfaat suatu saat nanti

Bayangkan Anda melakukan proses ini pada email Anda. Anda akan happy karena inbox email bersih. Clean inbox is happy inbox 😀

Sederhana kan?