Lean Thinking: Hansei

Hansei (反省) dalam bahasa Jepang berarti refleksi diri. Ini adalah sebuah budaya untuk mengakui kesalahannya sendiri dan untuk berjanji untuk melakukan perbaikan. Contoh budaya hansei yang paling terlihat adalah saat seorang menteri atau politisi di Jepang melakukan kesalahan, dia akan mengumumkan kesalahannya di depan publik lalu mengundurkan diri. Dalam konteks bisnis, tentu saja hansei yang dimaksud tidak persis seperti ini. Bagian mengakui kesalahannya termasuk, namun mengundurkan dirinya tidak. Justru mereka wajib memperbaiki kesalahan yang sudah dilakukan.

Dalam proses hansei, fokus dari manajemen adalah menemukan apa yang salah dan menciptakan rencana yang jelas untuk memastikan bahwa hal itu tidak terulang kembali. Proses ini dilakukan secara terus-menerus dan konsisten. Bahkan di budaya organisasi Toyota ketika Anda berhasil dalam sebuah proyek, Anda masih perlu melakukan hansei-kai (rapat hansei) untuk meninjau kembali apa yang salah. Jika seorang karyawan atau manajer mengklaim bahwa tidak ada masalah dengan proyek yang baru selesai, mereka akan diingatkan bahwa “tidak masalah adalah masalah.” Artinya, kita dianggap tidak obyektif dan kurang kritis dalam mengevaluasi proyek ini untuk menemukan peluang perbaikan. Tidak ada masalah menunjukkan bahwa Anda tidak cukup meregangkan diri untuk melampaui kapasitas yang Anda miliki.

Ada empat elemen dari hansei.

Pertama, pengenalan masalah.

Setiap individu perlu mengenali mengenali masalah yang terjadi. Masalah adalah kesenjangan antara harapan dengan kenyataan. Dalam proses hansei, setiap individu perlu siap memberi kritik dan diberi kritik. Masing-masing perlu berani untuk memberikan kritik secara lugas dengan niat melakukan perbaikan tanpa bermaksud untuk menyerang pihak lain. Di sisi lain, setiap individu pun perlu siap menerima kritik dari pihak lain secara profesional tanpa bersikap defensif.

Dalam perkembangannya, metode kritik kemudian diperhalus dengan metode umpan balik (feedback). Perbedaannya, kritik bisa saja mengarah ke hal yang terlalu umum, subyektif, dan personal. Sementara umpan balik diusahakan spesifik, obyektif, dan profesional.

Kedua, tanggung jawab pribadi.

Saat ada masalah dan kita berkontribusi pada kesalahan tersebut, kita perlu mengakuinya. Kita perlu memahami bahwa setiap tindakan dan keputusan kita berpengaruh terhadap perusahaan secara umum. Maka, alih-alih menyangkal dan menyalahkan pihak lain, kita perlu menyadari dan mengakui kesalahan yang sudah kita lakukan.

Ketiga, keterikatan emosional.

Kita perlu menyadari kesalahannya tidak hanya di level logika melainkan sampai ke level emosional. Sampai kita merasa bahwa kita memang bersalah. Kita perlu merasa memiliki dan bertanggung jawab penuh terhadap apa yang sudah kita lakukan. Dengan demikian, kita terdorong untuk memperbaiki kesalahan kita.

Keempat, komitmen untuk perbaikan.

Setelah mengakui, tahap berikutnya adalah berjanji melakukan perbaikan. Kita perlu membuat rencana tindakan untk perbaikan dan menjalankan rencananya. Tanpa elemen ini, tidak ada gunanya kita berusaha mencari masalah dan mengakui kesalahan.

Konsep hansei ini sangat terkait dengan prinsip kaizen (改善). Kaizen bermakna perbaikan berkelanjutan. Dalam bisnis, kaizen mengacu pada aktivitas untuk meningkatkan semua fungsi dan proses dalam organisasi. Tujuan dari kaizen adalah menambah nilai untuk konsumen, meningkatkan profit dan mengeleminasi pemborosan-pemborosan sehingga bisnis dapat bekerja lebih efisien. Dalam artikel berikutnya, insyaallah kita akan bahas proses kaizen secara lebih mendetail.