Lean Thinking: Kaizen

Kaizen (改善) alias peningkatan berkelanjutan adalah sebuah proses harian untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi dan produktivitas bisnis secara terus menerus. Tokoh yang berjasa mengenalkan konsep kaizen di dunia bisnis adalah Edward Deming. Deming dikenal sebagai Bapak dari Total Quality Management.

Kaizen dilakukan melalui siklus PDCA: Plan – Do – Check – Act. Di kemudian hari, Deming mengubah akronim prosesnya menjadi PDSA: Plan – Do – Study – Act. Ia menganggap pilihan kata ini lebih mencerminkan maksud yang sebenarnya dalam proses ini.

Dalam bisnis, siklus PDSA ini bermanfaat untuk:

  • Manajemen tim secara harian/pekanan.
  • Pemecahan masalah.
  • Manajemen proyek.
  • Daily routine management-for the individual and/or the team.
  • Pengembangan produk baru.
  • Ujicoba proses.
  • Peningkatan efektivitas, efisiensi dan produktivitas secara umum.

Mari kita bahas apa yang dimaksud PDSA ini satu per satu.

Plan (merencanakan)

Kaizen diawali dengan pengamatan terhadap fungsi, proses dan aktivitas bisnis. Baik dari sisi operasi, pemasaran, maupun keuangan. Kita mencari tahu, bagian mana dari proses yang ada saat ini yang dapat ditingkatkan. Lalu, kita membuat rencana untuk meningkatkannya. Proses ini juga dapat diawali dari hansei-kai, saat sebuah kesalahan ditemukan kita lalu membuat rencana untuk memperbaikinya. Tentu saja sebelumnya kita perlu menganalisis akar masalahnya agar solusi yang kita buat benar-benar menyasar ke sumber utamanya.

Do (melakukan)

Do di sini bukanlah mengimplementasikan rencana sepenuhnya pada skala yang besar, melainkan mencoba dan menguji rencana pada skala kecil. Perbaikan/peningkatan dilakukan pada bagian spesfik dengan skala kecil terlebih dulu agar hasilnya lebih mudah diukur dan dievaluasi. Penggunaan prototipe solusi dan pilot project untuk menguji rencana dilakukan di tahap ini.

Study (mempelajari)

Pelajari hasil yang tercipta dari tahap sebelumnya. Apakah perubahan yang dilakukan berdampak? Di tahap ini kita membandingkan antara hasil yang diharapkan dengan hasil yang benar-benar terealisasi lalu kita mengambil pembelajaran darinya.

Act (melaksanakan)

Implementasikan rencana pada skala yang lebih besar jika hasil dari tahap study menunjukkan bahwa rencana tersebut memberikan hasil yang diharapkan. Dokumentasikan setiap proses perubahan yang dilakukan dan hasilnya. Pastikan semua tercatat. Gunakan dokumentasi ini untuk menetapkan standar baru dalam menjalankan bisnis.

Kunci dari PDSA ini adalah iterasi (pengulangan). Bagian yang paling penting untuk diiterasi adalah dari Do ke Study. Kita perlu menguji berulang kali pada skala kecil dan mempelajari hasilnya sebelum mengimplementasikannya secara penuh. Dengan demikian, kita dapat mengelola risiko saat mengimplementasikan rencana secara penuh.

Proses kaizen ini tidak hanya bermanfaat kita terapkan dalam bisnis kita. Dalam kehidupan atau karier pun kita dapat menerapkannya. Saat kita mau mengubah arah karier misalnya, kita dapat membuat rencana lalu menguji ide kita sebelum kita melakukan perubahan karier secara total.